Tutorial Entry Data Menggunakan Flash Fill Excel

By | Januari 12, 2021

Ada kalanya pekerjaan dihadapkan pada data yang jumlahnya sangat banyak. Untuk mempercepat pekerjaan Anda bisa menggunakan fungsi flash fill di Microsoft Excell. Fungsi ini sangat membantu pengisian cell Excell dengan lebih cepat dan minim kesalahan.

Fungsi Flash fill ini serupa dengan fungsi Auto Fill Data pada Ms Excell. Namun Auto Fill digunakan untuk membuat urutan data pada baris atau kolom. Misalnya untuk penomoran yang dibutuhkan dalam jumlah ratusan atau ribuan.

Sedangkan Flash Fill digunakan untuk membentuk data baru dengan pola tertentu yang sudah dibuat sebelumnya. Lebih rumit jika dibanding dengan Auto Fill data. Flash Fill lebih mirip dengan fungsi Text to Coloumn pada Ms Excell. Text to Coloum biasa digunakan untuk memisah data atau mengekstrak.

Entry Data dari Tab Home

Flash Fill digunakan untuk memecah atau menggabungkan data dalam Ms excel. Data bisa dipecah menjadi beberapa bagian berdasarkan pola tertentu begitu juga untuk penggabungan data. Misalnya, Anda akan memecah data nama lengkap menjadi nama depan dan nama belakang.

Anda akan memiliki minimal 3 kolom. Kolom pertama untuk nama lengkap, kolom kedua nama depan dan kolom ketiga nama belakang. Posisi kolom bisa disesuaikan dengan tujuan pekerjaan. Dan disini tidak memerlukan fungsi rumus tertentu seperti pada statistik. 

Menggunakan Flash Fill bisa melalui dua cara yang pertama dari Tab Home dan kedua adalah melalui Tab data. Pada Tab Home aktifkan kolom yang dimaksud untuk memisahkan data. Kemudian pilih group Editing pilih Flash Fill. 

Langkahnya adalah sebagai berikut:

  1. Tulis data terlebih dahulu yang ingin dipisah atau digabungkan. Misalnya dalam contoh ini adalah nama lengkap karena kita akan memisahkan.
  2. Kemudian klik pada kolom B2 isi nama depan.
  3. Tekan Enter atau klik kolom dibawahnya supaya aktif.

Klik Group editing pilih Flash Fill. Begitu selesai klik pada Flash Fill data akan langsung terisi otomatis dengan nama depan. Jadi kolom B2 adalah pola yang diikuti kolom dibawahnya melalui menu Flash Fill, hasilnya seperti gambar di bawah ini.

Entry Data dari Tab Data

Cara kedua adalah menggunakan Tab Data kemudian pilih Group data Tools lalu pilih Flash Fill. Begitu klik selesai, maka data akan mengikuti pola pengisian sebelumnya. Hampir sama dengan penggunaan Tab Home. Lebih jelasnya seperti gambar di bawah ini.

Dalam fitur ini, Ms Excell memperkirakan pola yang sudah dibangun sebelumnya. maksudnya pola yang sudah ditulis pada kolom sebelumnya. Sehingga kolom berikutnya Excell akan mengikuti. Maka harus dipastikan pengisian data awal harus benar terutama mengenai ejaan. 

Cara yang sama bisa dilakukan untuk mengisi data nama belakang. Pola pada kolom C3, C4 dan seterusnya secara vertikal akan mengikuti pola yang dibentuk pada kolom B2. Kita hanya perlu mengetik nama belakang pada B2 sesuai data A2. Hasilnya seperti gambar berikut ini. 

Cara ini tersedia bagi pengguna Ms Excell versi 2013 atau setelahnya. Jadi pastikan bahwa yang Anda gunakan sudah bersi terbaru supaya bisa menikmati fitur praktis ini. Pengisian data ini biasa digunakan untuk perusahaan atau sekolah yang berhubungan dengan data karyawan dan siswa.

Misalnya menyusun daftar absensi sesuai nama depan saja supaya simple dan cepat. Atau untuk keperluan lain yang hanya cukup menggunakan nama depan. Sebaliknya bisa digunakan untuk menggabungkan nama lengkap dari data yang sudah dipecah sebelumnya. 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *