Panduan Menggunakan Fitur Text to Columns Ms Excel

By | Februari 18, 2021

Ms Excel menyediakan fitur Text to Column untuk memisah isi sel. Ada kalanya kita mendapat data dengan format teks namun didalamnya terdapat beberapa bagian. Misalnya data tempat tanggal lahir. Terdiri dari nama kota kemudian dilanjutkan tanggal, bulan dan tahun lahir. 

Untuk keperluan tertentu misalnya menghitung usia, menentukan kelas, menentukan masa akhir jabatan dan sebagainya kita harus memilih antara teks nama kota dengan data tanggal. Sehingga data tanggal lahir bisa dikalkulasi. Maka kita akan membutuhkan menu pemisah isi sel Text to Columns.

Contoh lain adalah memisah isi sel yang sebelumnya ditulis menggunakan pemisah tertentu. Koma, strip, slash, backslash, titik koma dan sebagainya. Membaca informasi data yang panjang dengan pemisah tersebut pada sebuah sel tentu akan sulit. Lebih mudah jika data tersebut dipisah ke dalam masing-masing kategori.

Cara Split Sel Ms Excel Menggunakan Text to Columns

Sebelumnya, kita harus tahu bahwa fitur Text to Columns akan sangat berguna ketika dibutuhkan data sort, atau filter data berdasar kriteria tertentu. Maka kita harus membuat data menurut kategori masing-masing, bukan informasi utuh yang dijadikan satu dalam sebuah sel. 

Contoh ketika kita mendapat data hasil import file dari sebuah sumber lain dengan format CSV (Comma Separated Value). Data file yang ditampilkan dalam format CSV berada dalam satu kolom. Jika data yang ada banyak akan sulit mengambil satu per satu bagian secara manual ketika dibutuhkan. 

Analisa data menjadi lebih sulit. Maka kita harus membagi atau memecah isi sel tersebut menjadi 2 atau lebih sesuai kebutuhan menggunakan fitur Text to Columns. Pembagian dilakukan berdasarkan karakter pemisah misalnya koma (,), titik koma (;), strip (-), spasi ( ) atau berdasarkan panjang karakter.

Dengan fitur Text to Columns ini kita bisa memisahkan isi sel berdasar 2 kriteria. Pertama memisah isi sel berdasarkan pembatas atau delimiter. Kedua memisah berdasar panjang atau lebar teks (fixed width) contoh memisah nama lengkap.

Cara Menggunakan Text to Columns

Contoh, kita memiliki data seperti gambar di atas. Kemudian ingin memisah berdasarkan nama, alamat dan tanggal pembelian. Maka terlebih dahulu kita membuat sisipan atau insert kolom di sebelahnya untuk hasil pemisahan. Hal ini bisa diabaikan jika kolom utama yang akan dipisah boleh ditindih.

Ini adalah hasil dari sisipan kolom yang nantinya akan kita gunakan untuk menempatkan hasil pemisahan data. Klik sel A kemudian insert dari klik kanan. Seleksi atau blok pada sel A2:A6, posisikan pada Tab Data, kemudian Group Data Tools, pilih Text to Columns.

Setelah muncul kotak dialog Convert Text to Columns Wizard, bagian Delimited artinya kita memisah berdasarkan tanda pemisah. Fixed Width untuk memisah berdasarkan panjang atau lebar karakter. Klik next kemudian akan muncul pilihan Delimiters, disini kita pilih koma dan spasi sesuai data pada sel. 

Pastikan Treat consecutive delimiters as one tercentang dan text qualifier menunjukkan petik ganda, atau bisa dipilih sendiri. Lanjutkan Next, akan muncul pilihan format data kolom. Format akan default ke general. Tetapi jika ingin format berbeda misalnya pada contoh untuk tanggal kita gunakan format Date.

Pilih bagian kolom paling kanan (tanggal) kemudian klik Date pada Column data Format. Bagian Destination pilih kolom yang menjadi tempat untuk meletakkan data hasil pemisahan. Disini kita gunakan kolom B2, ketik sesuai alamat kolom tujuan. Perhatikan data Preview sebelum klik Finish.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *