Penggunaan Fungsi Flash Fill pada Ms. Excel dan Tutorialnya

By | Januari 11, 2021

Flash fill merupakan cara praktis untuk keperluan data entry. Pekerjaan administrative pasti akrab dengan penggunaan Microsoft Excel. Meski bisa dikerjakan secara manual dengan menulis pada buku catatan khusus atau tabel word dan excell, tetapi kurang efektif jika diaplikasikan pada data dalam jumlah ratusan.

Flash fill adalah menu yang ada pada Microsoft Excell 2013 dan yang lebih baru. Cara penggunaannya lebih sederhana tidak banyak langkah. Fitur ini sangat mendukung untuk mempercepat pekerjaan dengan meminimalisir kesalahan. Ada banyak fungsi Flash Fill dalam Ms Excell untuk keperluan entry data.

Selain memisahkan dan menggabungkan data berupa teks, Flash Fill juga bisa digunakan untuk membentuk data sesuai keinginan. Misalnya perubahan format angka, menyesuaikan standar penulisan tertentu. Yang terpenting adalah menentukan pola terlebih dahulu supaya bisa diprediksi oleh Ms Excell. Berikut beberapa pengguaan Flash Fill Ms Excell

Mengubah Format Data

Format data bisa diubah melalui Fitur Flash Fill Ms Excell. Data yang umumnya diperlukan perubahan format adalah angka. Bisa kita temui ketika membaca format tanggal, nomor rumah, kelas, nomor handphone dan sebagainya yang ditulis dalam format berbeda.

Melalui fitur Flash Fill kita bisa menentukan sendiri bagaimana format penulisan data berupa angka tersebut menyesuaikan yang sudah ada sebelumnya. Sehingga semua data yang dimiliki memiliki keragaman. Lebih mudah mencocokkan ketika membutuhkan pemanggilan data kembali.

Cara mengubah format data atau angka melalui fitur Flash fill sangat mudah. Pengisian data awal boleh dengan format apa saja. Selanjutnya kita akan ubah sendiri menggunakan pola tertentu. Misalnya kita akan memformat penulisan nomor handphone. Seperti gambar di bawah ini.

Cara yang digunakan adalah dengan Tab Home kemudian pilih Group Editing lalu klik pada Flash Fill. Terlebih dahulu buat pola penulisan atau format nomor handphone misalnya seperti pada kolom B2. Lalu Enter atau klik pada kolom B3 supaya aktif. Hasilnya seperti gambar berikut ini.

Mengambil Angka dari Data Berupa Teks

Penggunaan selanjutnya untuk fitur Flash Fill adalah untuk mengambil angka yang menyatu dengan data berupa teks. Biasanya kita harus menulis data khusus angka namun terdapat teks diantara angka tersebut. Maka kita bisa pisahkan dari teks melalui fitur Flash Fill.

Contoh untuk mengambil angka dari data nomor kendaraan. Disini kita bisa menggunakan Flash Fill melalui Tab Home. Caranya sama yaitu membentuk pola pada kolom B2, tekan Enter sehingga kolom B3 aktif. Langsung klik group Editing pilih Flash Fill. Hasilnya seperti gambar di bawah ini.

Mengekstrak Data Tanggal, Bulan dan Tahun

Kegunaan Flash fill selanjutnya adalah untuk mengambil data berupa tanggal, bulan dan tahun. Misalnya dalam data kelahiran, kematian, atau peristiwa lain yang hanya dibutuhkan dalam format angka saja. Sebenarnya bisa juga menggunakan fungsi DATE, MONTH, YEAR. Tetapi option lain yang sederhana adalah Flash Fill.

Isi tanggal pada B2, tekan Enter sehingga kolom B3 aktif. Pada Tab Home pilih group Editing  kemudian pilih Flash Fill. Secara otomatis kolom pada tittle yang sama akan terisi sesuai dengan pola sebelumnya. Hal yang sama juga berlaku untuk kolom bulan dan tahun.

Dalam contoh hanya ada 5 data, namun pada pekerjaan sesungguhnya bisa mencapai ratusan bahkan ribuan data. Misalnya untuk sekolah yang jumlah siswanya ribuan. Fitur Flas Fill ini sangat membantu mempersingkat waktu kerja. Data lain seperti waktu, jam, menit, detik juga bisa dipisah dengan fitur ini.

 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *