Cara Mengekstrak Text, Membuat Singkatan, dan Proper Lower Upper dalam Ms. Excel

By | Januari 13, 2021

Fungsi atau kegunaan fitur Flash fill Ms Excell sangat beragam dan sangat membantu pengerjaan statistik maupun administratif. Terutama jika dihadapkan dalam pengumpulan data dengan format seragam. Jika jumlah kelompok data sangat banyak, solusi paling efektif adalah menggunakan fitur Flash Fill dalam Ms Excell.

Fungsi Flash Fill sangat beragam berhubungan dengan pemisahan dan penggabungan data baik teks atau angka. Mengambil data khusus yang dibutuhkan misalnya angka dari kombinasi data teks. Sehingga keseluruhan data yang dimiliki memiliki format sama. Memudahkan ketika mencari dan mencocokkan data lama dengan format serupa.

Pekerjaan yang berhubungan dengan pencocokan data, cash count, stock opname dan sebagainya akan sangat terbantu. Berikut ini kita akan bahas fungsi Flash Fill untuk mengambil text, membuat singkatan dan kapitalisasi dalam text yang sering dibutuhkan dalam pengisian data mepun editing.

Cara Mengekstrak Text Menggunakan Flash Fill

Cara menghasilkan pemisahan atau ekstraksi text adalah dengan menu melalui Tab Home kemudian pilih Group Editing, muncul kotak berisi menu, pilih Flash Fill. Tetapi terlebih dulu buat pola apda satu kolom dalam contoh adalah B2. Tekan Enter supaya kolom dibawahnya aktif. Hasilnya di bawah ini.

Cara Membuat Singkatan dalam Ms Excell dengan Flash Fill

Fungsi Flash Fill yang tidak kalah penting adalah membuat singkatan maupun akronim. Dalam Ms Excell selain Flash Fill bisa juga menggunakan fitur LEFT, MID atau RIGHT untuk membuat singkatan. Tetapi fitur tersebut cukup rumit dan kurang praktis untuk sekedar membuat singkatan.

Solusinya adalah memanfaatkan fitul Flash Fill. Selain melalui Tab Home, Flash Fill bisa ditemui dalam Tab Data. Jika ingin yang lebih mudah bisa menggunakan Shortcut atau Fill Handle. Namun untuk langkah lebih jelas kita akan bahas Tab Home dan Tab Data.

Contoh kita akan membuat singkatan seperti pada gambar table di atas. Sudah tersedia data pada kolom A. Pada kolom B kita akan buat singkatannya. Ketik pada kolom B2 dengan KT singkatan dari Kapur Tulis. Kemudian tekan Enter sehingga kolom B3 aktif. 

Posisi worksheet sudah pada Tab Home jadi kita hanya perlu mencari Group Editing kemudian pilih Flash Fill. Hasilnya pada kolom B3 dan seterusnya secara vertikal akan menunjukkan singkatan dari data yang ada pada kolom A.

Cara lain adalah dengan Tab Data. Pada posisi kursor di B3 atau B3 aktif, klik Tab Data kemudian cari Group Data Tools lalu pilih Flash Fill. Hasilnya sama karena pola yang dibentuk juga sama. Seperti pada gambar di bawah ini.

Cara Membuat Proper Lower Upper

Proper Lower upper maksudnya adalah mengubah kapitalisasi text. Ada kalanya saat menulis text untuk data tertentu dibutuhkan kapitalisasi yang berbeda. Hal ini berhubungan dengan sensitive case yang dapat berpengaruh terhadap hasil pengolahan data selanjutnya. Sebab data dibaca berdasarkan besar kecil huruf.

Upper adalah membuat teks secara keseluruhan dalam huruf capital. Lower, huruf capital untuk semua teks baik huruf paling depan kata pertama maupun kata kedua dan seterusnya. Proper adalah membuat kapitalisasi hanya untuk hurup pertama tiap text. Proper ini paling banyak digunakan dalam penulisan data.

Cara membuat format text yang berbeda bisa melalui fitur Flash Fill. Cara pertama melalui Tab Home lalu pilih Group Editing lalu pilih Flash Fill. Data yang sudah dibuat dan pola yang diatur apakah Upper, Lower, Proper akan secara otomatis berubah. Hasilnya seperti di bawah ini.

 

 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *